Privacy Notice Pemberitahuan Privasi Peserta

Data yang Kami Kumpulkan

Melalui formulir pendaftaran SOGA 11, Data Sorcerers dapat mengumpulkan:

• nama lengkap;
• alamat email;
• nomor WhatsApp;
• jenis kelamin;
• instansi atau perguruan tinggi;
• pekerjaan atau jabatan;
• profil LinkedIn;
• GitHub atau portfolio;
• level keahlian AI;
• bidang minat utama;
• tools atau framework yang digunakan;
• sumber informasi mengenai acara;
• ekspektasi peserta;
• pertanyaan untuk pembicara;
• konfirmasi kehadiran fisik;
• persetujuan dokumentasi;
• persetujuan syarat dan ketentuan.

Beberapa field bersifat opsional sebagaimana ditandai pada formulir pendaftaran.

Bagaimana Data Digunakan

Data peserta dapat digunakan untuk:

• administrasi pendaftaran;
• komunikasi terkait kegiatan;
• proses check-in;
• verifikasi kehadiran;
• penerbitan dan verifikasi sertifikat;
• dokumentasi kegiatan sesuai persetujuan;
• statistik dan evaluasi internal;
• pengelolaan kegiatan Data Sorcerers;
• penyampaian informasi mengenai kegiatan Data Sorcerers berikutnya.

Dokumentasi Foto dan Video

SOGA 11 dapat didokumentasikan melalui foto, video, dan bentuk dokumentasi audiovisual lainnya.

Penggunaan dokumentasi yang menampilkan peserta mengikuti persetujuan dokumentasi yang diberikan peserta pada formulir pendaftaran.

Penyedia Layanan

Untuk menjalankan sistem pendaftaran, penyimpanan data, hosting, komunikasi, dan kebutuhan operasional kegiatan, informasi peserta dapat diproses menggunakan penyedia layanan teknologi atau layanan pendukung yang diperlukan.

Data Sorcerers tidak menjual data pribadi peserta.

Penyimpanan Data

Data dapat disimpan selama masih secara wajar diperlukan untuk:

• administrasi kegiatan;
• pelaksanaan acara;
• dokumentasi;
• pengelolaan sertifikat;
• evaluasi;
• pencatatan internal;
• arsip kegiatan atau komunitas Data Sorcerers.

Ketika data tidak lagi diperlukan, data dapat dihapus atau dianonimkan apabila sesuai.

Keamanan

Data Sorcerers berupaya menggunakan langkah teknis dan operasional yang wajar untuk melindungi informasi peserta.

Namun, tidak ada sistem penyimpanan atau transmisi data yang dapat dijamin sepenuhnya bebas risiko.

Akses, Koreksi, dan Penghapusan

Peserta dapat menghubungi [email protected] untuk meminta:

• akses terhadap informasi pribadinya;
• koreksi informasi yang tidak akurat;
• penghapusan informasi pribadi.

Permintaan akan ditangani sejauh secara wajar dapat dilakukan, dengan mempertimbangkan kebutuhan operasional, pencatatan, dan kewajiban yang berlaku.

Komunikasi Kegiatan Berikutnya

Informasi kontak peserta dapat digunakan untuk menyampaikan informasi mengenai kegiatan Data Sorcerers berikutnya.

Perubahan Privacy Notice

Privacy Notice ini dapat diperbarui apabila praktik operasional atau kebutuhan kegiatan berubah.

Versi yang dipublikasikan pada website SOGA 11 merupakan versi yang berlaku untuk kegiatan ini.

Kontak

Pertanyaan mengenai data pribadi atau Privacy Notice dapat disampaikan ke:

Data Sorcerers
[email protected]

Information We Collect

Through the SOGA 11 registration form, Data Sorcerers may collect:

• full name;
• email address;
• WhatsApp number;
• gender;
• institution or university;
• occupation or position;
• LinkedIn profile;
• GitHub or portfolio;
• AI proficiency level;
• primary area of interest;
• tools or frameworks used;
• how participants learned about the event;
• participant expectations;
• questions for speakers;
• confirmation of physical attendance;
• documentation consent;
• acceptance of the Terms of Participation.

Some fields are optional as indicated in the registration form.

How We Use Information

Participant information may be used for:

• registration administration;
• event-related communication;
• check-in;
• attendance verification;
• certificate issuance and verification;
• event documentation according to consent;
• internal statistics and evaluation;
• Data Sorcerers event administration;
• information about future Data Sorcerers events.

Photography and Video Documentation

SOGA 11 may be documented through photography, video, and other audiovisual recordings.

Use of documentation featuring participants follows the documentation consent selected by each participant during registration.

Service Providers

Participant information may be processed using technology or service providers needed to operate registration, data storage, hosting, communications, and other event operations.

Data Sorcerers does not sell participant personal data.

Data Retention

Information may be retained for as long as reasonably necessary for:

• event administration;
• event delivery;
• documentation;
• certificate management;
• evaluation;
• internal records;
• Data Sorcerers event or community archives.

When information is no longer required, it may be deleted or anonymized where appropriate.

Security

Data Sorcerers seeks to apply reasonable technical and operational measures to protect participant information.

However, no storage or transmission system can be guaranteed to be completely risk-free.

Access, Correction, and Deletion

Participants may contact [email protected] to request:

• access to their personal information;
• correction of inaccurate information;
• deletion of personal information.

Requests will be handled where reasonably possible, taking into account operational, recordkeeping, and applicable obligations.

Future Event Communications

Participant contact information may be used to provide information about future Data Sorcerers events.

Changes to This Privacy Notice

This Privacy Notice may be updated when operational practices or event requirements change.

The version published on the SOGA 11 website will be treated as the version applicable to this event.

Contact

Questions regarding personal information or this Privacy Notice may be sent to:

Data Sorcerers
[email protected]